SharePoint là gì? Tìm hiểu các tính năng và lợi ích cho doanh nghiệp

Introduction

Trong kỷ nguyên số hóa hiện nay, việc quản lý tài liệu và tối ưu hóa quy trình cộng tác đã trở thành một trong những thách thức lớn nhất đối với nhiều doanh nghiệp. Bạn có bao giờ cảm thấy quá tải khi phải tìm kiếm một tài liệu quan trọng giữa hàng trăm email, hay lo lắng về việc các phiên bản khác nhau của cùng một tệp tin bị lưu trữ rải rác ở nhiều nơi? Những vấn đề này không chỉ gây lãng phí thời gian mà còn tiềm ẩn nhiều rủi ro về bảo mật và sai sót dữ liệu.

Nhiều tổ chức vẫn đang loay hoay với việc lưu trữ, chia sẻ và bảo mật dữ liệu nội bộ một cách hiệu quả. Các phương pháp truyền thống như gửi file qua email hay lưu trên các ổ cứng riêng lẻ đã không còn đáp ứng được nhu cầu làm việc linh hoạt và cộng tác theo thời gian thực. Đây chính là lúc một giải pháp toàn diện trở nên cần thiết hơn bao giờ hết.

Để giải quyết triệt để những thách thức này, SharePoint, một nền tảng mạnh mẽ từ Microsoft, đã ra đời. SharePoint không chỉ là một nơi lưu trữ tệp tin, mà còn là một môi trường làm việc số, giúp doanh nghiệp quản lý thông tin, tự động hóa quy trình và thúc đẩy sự cộng tác giữa các đội nhóm. Trong bài viết này, chúng ta sẽ cùng nhau tìm hiểu sâu hơn về SharePoint là gì, khám phá các tính năng cốt lõi, phân tích lợi ích mà nó mang lại, cũng như xem xét các ứng dụng thực tiễn trong môi trường doanh nghiệp hiện đại.

SharePoint là gì? Định nghĩa và tổng quan

Để hiểu rõ sức mạnh của công cụ này, trước tiên chúng ta cần trả lời câu hỏi cốt lõi: SharePoint là gì? Hiểu một cách đơn giản, đây là một nền tảng dựa trên web, được phát triển bởi Microsoft, chuyên về quản lý nội dung và cộng tác nhóm. Hãy tưởng tượng SharePoint như một trung tâm chỉ huy kỹ thuật số cho doanh nghiệp của bạn, nơi mọi thông tin, tài liệu và dự án được tổ chức một cách khoa học và an toàn.

Khái niệm SharePoint

Về bản chất, SharePoint là một hệ thống đa năng, cho phép các tổ chức xây dựng các trang web nội bộ (intranet) để chia sẻ thông tin và tài liệu. Nó đóng vai trò như một kho lưu trữ tài liệu tập trung, giúp nhân viên dễ dàng tìm kiếm, truy cập và làm việc cùng nhau trên cùng một tệp tin từ bất kỳ đâu. Không chỉ dừng lại ở việc lưu trữ, SharePoint còn cung cấp các công cụ mạnh mẽ để quản lý dự án, xây dựng các quy trình làm việc tự động và tạo ra các cổng thông tin nội bộ chuyên nghiệp. Vai trò chính của nó trong doanh nghiệp là tạo ra một “nguồn sự thật duy nhất” (single source of truth), đảm bảo mọi người đều làm việc với dữ liệu mới nhất và chính xác nhất.

Tổng quan cấu trúc và hoạt động của SharePoint

Cấu trúc của SharePoint được xây dựng dựa trên một hệ thống phân cấp linh hoạt, giúp bạn dễ dàng tùy chỉnh theo nhu cầu cụ thể của từng phòng ban hay dự án. Thành phần cơ bản nhất là các “Site” (trang web). Mỗi Site có thể được xem như một không gian làm việc riêng cho một đội nhóm, một dự án hoặc một phòng ban cụ thể. Bên trong mỗi Site, bạn sẽ có các “Document Library” (thư viện tài liệu) để lưu trữ và quản lý tệp tin, cùng với các “List” (danh sách) để theo dõi thông tin có cấu trúc như danh sách công việc, lịch sự kiện hay thông tin khách hàng.

Điểm mạnh vượt trội của SharePoint nằm ở khả năng tích hợp sâu rộng với hệ sinh thái Microsoft 365. Dữ liệu trên SharePoint có thể được chỉnh sửa trực tiếp bằng các ứng dụng như Word, Excel, PowerPoint ngay trên trình duyệt mà không cần tải về. Hơn nữa, khả năng tùy biến và quản trị hệ thống cho phép doanh nghiệp thiết lập các quy tắc bảo mật, phân quyền truy cập chi tiết và tự động hóa các quy trình lặp đi lặp lại, giúp tối ưu hóa hoạt động và nâng cao năng suất tổng thể.

Các tính năng chính của SharePoint

SharePoint không chỉ là một nơi lưu trữ đơn thuần. Sức mạnh thực sự của nó đến từ một bộ sưu tập các tính năng mạnh mẽ, được thiết kế để giải quyết các bài toán cụ thể về quản lý thông tin và cộng tác trong doanh nghiệp. Hãy cùng khám phá những tính năng cốt lõi đã làm nên tên tuổi của nền tảng này.

Quản lý tài liệu và phiên bản

Đây có lẽ là tính năng được biết đến rộng rãi nhất của SharePoint. Nó cung cấp một hệ thống quản lý tài liệu cực kỳ tinh vi. Bạn có thể lưu trữ tất cả các tệp tin của công ty vào một nơi duy nhất, có cấu trúc thư mục rõ ràng và dễ dàng tìm kiếm. Điểm nổi bật là khả năng “quản lý phiên bản” (versioning). Mỗi khi một tài liệu được chỉnh sửa và lưu lại, SharePoint sẽ tự động tạo ra một phiên bản mới mà không ghi đè lên phiên bản cũ. Điều này có ý nghĩa gì? Nó giúp bạn dễ dàng theo dõi lịch sử thay đổi, xem ai đã chỉnh sửa nội dung gì, và quan trọng nhất là có thể khôi phục lại một phiên bản cũ hơn chỉ bằng vài cú nhấp chuột nếu có sai sót xảy ra. Tính năng này loại bỏ hoàn toàn nỗi ám ảnh về việc mất dữ liệu hoặc làm việc trên một phiên bản tài liệu đã lỗi thời.

Cộng tác và chia sẻ thông tin

SharePoint được xây dựng với mục tiêu cốt lõi là thúc đẩy sự cộng tác. Nền tảng này cho phép nhiều người cùng làm việc trên một tài liệu duy nhất theo thời gian thực (co-authoring). Thay vì phải gửi qua lại các phiên bản file qua email, đội nhóm của bạn có thể cùng nhau mở một file Word, Excel hay PowerPoint và thấy các thay đổi của nhau ngay lập tức. Hệ thống chia sẻ và phân quyền cũng rất linh hoạt. Bạn có thể chia sẻ một tệp, một thư mục, hay toàn bộ trang web cho đồng nghiệp, đối tác bên ngoài với các mức quyền khác nhau: chỉ xem, nhận xét, hoặc chỉnh sửa. Các tính năng như để lại nhận xét trực tiếp trên tài liệu và hệ thống thông báo tự động khi có thay đổi giúp dòng chảy thông tin luôn được thông suốt, đảm bảo mọi người đều nắm bắt được tiến độ công việc.

Tích hợp công cụ khác

SharePoint không hoạt động một mình. Nó là trái tim của hệ sinh thái cộng tác Microsoft 365. Khả năng tích hợp liền mạch với các công cụ khác chính là yếu tố tạo nên sức mạnh tổng hợp. Ví dụ, mỗi khi bạn tạo một nhóm mới trong Microsoft Teams, một trang SharePoint tương ứng sẽ tự động được tạo ra ở phía sau để quản lý tất cả các tệp tin được chia sẻ trong nhóm đó. Bạn có thể đính kèm tài liệu từ SharePoint vào email trong Outlook một cách dễ dàng. Đặc biệt, khi kết hợp với Power Automate, bạn có thể xây dựng các luồng công việc tự động phức tạp, chẳng hạn như tự động gửi một tài liệu để phê duyệt khi nó được tải lên một thư viện cụ thể, giúp giảm thiểu các công việc thủ công và tăng hiệu quả vận hành.

Lợi ích khi sử dụng SharePoint trong doanh nghiệp

Việc triển khai SharePoint không chỉ là một sự thay đổi về công nghệ, mà còn là một khoản đầu tư chiến lược mang lại nhiều lợi ích thiết thực cho doanh nghiệp. Từ việc cải thiện hiệu suất làm việc đến tăng cường an ninh dữ liệu, nền tảng này tác động tích cực đến nhiều khía cạnh của tổ chức.

Nâng cao hiệu quả làm việc nhóm

Một trong những lợi ích rõ ràng nhất mà SharePoint mang lại là tạo ra một môi trường làm việc tập trung và liền mạch. Khi tất cả tài liệu, thông tin và công cụ cần thiết cho một dự án được quy tụ tại một nơi, rào cản trong giao tiếp và phối hợp sẽ giảm đi đáng kể. Thay vì tốn thời gian tìm kiếm thông tin trong các chuỗi email dài vô tận hay các ứng dụng chat khác nhau, nhân viên có thể truy cập trực tiếp vào trang SharePoint của dự án để nắm bắt mọi thứ. Việc nhiều người có thể cùng chỉnh sửa một tài liệu giúp đẩy nhanh tiến độ công việc, loại bỏ tình trạng “xung đột phiên bản” và đảm bảo mọi thành viên trong nhóm luôn làm việc trên cùng một phiên bản tài liệu mới nhất. Điều này tạo ra một luồng công việc trôi chảy, minh bạch và hiệu quả hơn rất nhiều.

Tăng cường bảo mật và kiểm soát dữ liệu

Trong bối cảnh an ninh mạng ngày càng phức tạp, bảo vệ tài sản số của công ty là ưu tiên hàng đầu. SharePoint cung cấp các tính năng bảo mật và kiểm soát dữ liệu cấp doanh nghiệp. Bạn có thể thiết lập quyền truy cập một cách chi tiết đến từng người dùng hoặc nhóm người dùng cho từng tệp, thư mục hoặc trang web. Ví dụ, bạn có thể cho phép nhân viên phòng Kế toán chỉnh sửa bảng lương nhưng chỉ cho phép các phòng ban khác xem. Hệ thống cũng ghi lại mọi hoạt động trên tài liệu, từ việc ai đã xem, ai đã tải xuống cho đến ai đã chỉnh sửa, cung cấp khả năng kiểm toán và truy vết toàn diện. Việc lưu trữ dữ liệu tập trung trên nền tảng đám mây an toàn của Microsoft cũng giúp giảm thiểu rủi ro mất mát dữ liệu do hỏng hóc phần cứng hoặc các sự cố cục bộ.

Tiết kiệm thời gian và chi phí vận hành

Bằng cách tự động hóa các quy trình kinh doanh lặp đi lặp lại, SharePoint giúp doanh nghiệp tiết kiệm một lượng lớn thời gian và chi phí. Ví dụ, quy trình phê duyệt một đề xuất hay một đơn xin nghỉ phép có thể được tự động hóa hoàn toàn bằng Power Automate tích hợp. Thay vì phải in giấy tờ, trình ký qua nhiều cấp, hệ thống sẽ tự động gửi thông báo và yêu cầu phê duyệt đến đúng người, giúp quy trình diễn ra nhanh chóng và không cần giấy tờ. Hơn nữa, việc nhân viên có thể tự tìm thấy thông tin và tài liệu mình cần một cách nhanh chóng giúp giảm bớt thời gian dành cho các công việc hành chính, cho phép họ tập trung vào các nhiệm vụ có giá trị cao hơn. Về lâu dài, việc cắt giảm chi phí in ấn, lưu trữ vật lý và tối ưu hóa thời gian làm việc sẽ mang lại lợi ích tài chính đáng kể.

Cách SharePoint hỗ trợ quản lý và chia sẻ tài liệu

Chúng ta đã biết SharePoint có nhiều tính năng mạnh mẽ, nhưng cụ thể thì nó hỗ trợ việc quản lý và chia sẻ tài liệu hàng ngày của doanh nghiệp như thế nào? Hãy đi sâu vào hai khía cạnh quan trọng nhất: lưu trữ tập trung và kiểm soát phiên bản.

Lưu trữ tập trung và truy cập mọi lúc mọi nơi

Vấn đề lớn của các phương pháp lưu trữ truyền thống là sự phân mảnh. Tài liệu có thể nằm trên máy tính cá nhân của một người, trong email của người khác, hoặc trên một ổ cứng mạng dùng chung đã cũ. SharePoint giải quyết triệt để vấn đề này bằng cách cung cấp một kho lưu trữ tập trung trên nền tảng đám mây. Mọi tài liệu quan trọng của công ty, từ hợp đồng, báo cáo, đến tài liệu marketing, đều được tổ chức tại một nơi duy nhất.

Điều này mang lại một lợi ích vô giá: khả năng truy cập mọi lúc, mọi nơi. Chỉ cần có kết nối internet, nhân viên của bạn có thể truy cập vào hệ thống tài liệu của công ty thông qua trình duyệt web trên máy tính hoặc qua ứng dụng di động trên điện thoại thông minh và máy tính bảng. Dù đang đi công tác, làm việc tại nhà hay gặp gỡ khách hàng, họ đều có thể tìm kiếm, xem và chỉnh sửa các tài liệu cần thiết một cách an toàn. Khả năng truy cập linh hoạt này không chỉ tăng cường sự tiện lợi mà còn đảm bảo hoạt động kinh doanh không bị gián đoạn, thích ứng hoàn hảo với xu hướng làm việc từ xa và hybrid hiện nay.

Quản lý phiên bản và kiểm soát thay đổi

Bạn đã bao giờ gặp phải tình huống hai người cùng chỉnh sửa một file và một người vô tình lưu đè lên công việc của người kia chưa? Hoặc khi bạn cần xem lại một nội dung đã bị xóa trong báo cáo từ tuần trước? SharePoint giải quyết những cơn ác mộng này bằng tính năng quản lý phiên bản tự động.

Mỗi khi một tài liệu được chỉnh sửa, SharePoint không ghi đè lên file cũ. Thay vào đó, nó tạo ra một phiên bản mới và lưu trữ các phiên bản cũ trong lịch sử của tài liệu. Điều này cho phép bạn:

• Theo dõi lịch sử thay đổi: Dễ dàng xem ai đã thay đổi gì và vào lúc nào.
• So sánh các phiên bản: Bạn có thể so sánh hai phiên bản khác nhau của một tài liệu Word để xem chính xác những gì đã được thêm, bớt hoặc sửa đổi.
• Phục hồi phiên bản cũ: Nếu một thay đổi gây ra lỗi hoặc bạn muốn quay lại một phiên bản trước đó, bạn có thể phục hồi nó chỉ trong vài giây.

Tính năng kiểm soát thay đổi này hạn chế tối đa các lỗi do con người gây ra, ngăn chặn việc chỉnh sửa trùng lặp và tạo ra một hồ sơ minh bạch về vòng đời của mọi tài liệu quan trọng. Đây là một công cụ không thể thiếu để đảm bảo tính toàn vẹn và chính xác của dữ liệu trong doanh nghiệp.

Ứng dụng thực tiễn và ví dụ sử dụng SharePoint

Lý thuyết là vậy, nhưng SharePoint được ứng dụng vào thực tế như thế nào? Để giúp bạn hình dung rõ hơn, chúng ta hãy cùng xem xét một vài ví dụ điển hình về cách các doanh nghiệp đang tận dụng sức mạnh của SharePoint để cải thiện hoạt động hàng ngày.

Quản lý dự án và phối hợp nhóm

Hãy tưởng tượng một công ty xây dựng đang triển khai một dự án lớn. Họ có thể tạo một trang SharePoint riêng cho dự án này. Trên đó, họ thiết lập một thư viện tài liệu để lưu trữ tất cả các bản vẽ kỹ thuật, hợp đồng, giấy phép và báo cáo tiến độ. Nhờ tính năng quản lý phiên bản, kiến trúc sư và kỹ sư luôn chắc chắn rằng họ đang làm việc với phiên bản bản vẽ mới nhất, tránh được những sai sót tốn kém.

Ngoài ra, họ còn tạo một danh sách (List) để theo dõi các công việc cần thực hiện, giao nhiệm vụ cho từng người, đặt ra thời hạn và cập nhật trạng thái (ví dụ: “Chưa bắt đầu”, “Đang thực hiện”, “Hoàn thành”). Một lịch chung (Calendar) được sử dụng để theo dõi các mốc thời gian quan trọng của dự án và lịch họp của đội. Tất cả thông tin này được tập trung tại một nơi, giúp người quản lý dự án dễ dàng nắm bắt toàn cảnh và mọi thành viên trong nhóm đều biết rõ nhiệm vụ của mình, góp phần đưa dự án về đích đúng hẹn.

Xây dựng cổng thông tin nội bộ doanh nghiệp

Một ứng dụng phổ biến khác của SharePoint là xây dựng cổng thông tin nội bộ, hay còn gọi là Intranet Portal. Đây là trang chủ kỹ thuật số của toàn bộ công ty, nơi mọi nhân viên có thể tìm thấy những thông tin quan trọng và hữu ích. Ví dụ, một công ty tư vấn có thể xây dựng một cổng thông tin với các thành phần sau:

• Trang tin tức: Đăng các thông báo mới nhất từ ban lãnh đạo, tin tức về các dự án thành công, hoặc các sự kiện sắp tới của công ty.
• Thư viện tài liệu nhân sự: Một nơi tập trung để lưu trữ các tài liệu chung như sổ tay nhân viên, chính sách nghỉ phép, các biểu mẫu thường dùng. Nhân viên có thể tự tìm và tải về mà không cần phải hỏi phòng nhân sự.
• Danh bạ nhân viên: Một danh bạ có thể tìm kiếm, hiển thị thông tin liên lạc, chức vụ và chuyên môn của mọi người trong công ty.
• Không gian cho các phòng ban: Mỗi phòng ban (Marketing, Kinh doanh, Kỹ thuật) có một trang riêng để chia sẻ các tài liệu, lịch làm việc và thông tin chuyên môn của mình.

Cổng thông tin này không chỉ giúp truyền tải thông tin một cách hiệu quả mà còn xây dựng văn hóa doanh nghiệp, gắn kết các thành viên và giúp nhân viên mới hòa nhập nhanh hơn.

Common Issues/Troubleshooting

Mặc dù SharePoint là một nền tảng rất mạnh mẽ, nhưng trong quá trình sử dụng, người dùng đôi khi cũng có thể gặp phải một số vấn đề phổ biến. Việc nhận biết và biết cách xử lý chúng sẽ giúp bạn có trải nghiệm mượt mà hơn.

Lỗi truy cập hoặc phân quyền không đúng

Đây là vấn đề thường gặp nhất. Một nhân viên báo rằng họ không thể mở một tệp hoặc truy cập vào một trang nào đó, trong khi những người khác vẫn vào được bình thường. Nguyên nhân gần như luôn luôn nằm ở việc thiết lập quyền truy cập (permissions). Có thể người đó chưa được cấp quyền xem hoặc chỉnh sửa nội dung đó.

Cách khắc phục: Người dùng nên liên hệ với chủ sở hữu của trang SharePoint (Site Owner) hoặc bộ phận IT. Quản trị viên sẽ cần kiểm tra xem người dùng đó có thuộc nhóm thành viên có quyền truy cập vào tài nguyên đó hay không. Việc phân quyền sai là điều dễ xảy ra, đặc biệt trong các tổ chức lớn, vì vậy hãy đảm bảo quy trình cấp và xét duyệt quyền được thực hiện cẩn thận.

Vấn đề đồng bộ dữ liệu và cập nhật phiên bản

Nhiều người dùng sử dụng ứng dụng OneDrive để đồng bộ thư viện SharePoint về máy tính cá nhân để truy cập ngoại tuyến. Đôi khi, quá trình đồng bộ có thể bị lỗi, dẫn đến việc các tệp không được cập nhật lên đám mây hoặc ngược lại. Bạn có thể thấy biểu tượng đồng bộ của OneDrive báo lỗi màu đỏ.

Cách khắc phục:

• Kiểm tra kết nối mạng: Đây là nguyên nhân cơ bản nhất. Hãy đảm bảo máy tính của bạn đang kết nối internet ổn định.
• Khởi động lại OneDrive: Nhấp chuột phải vào biểu tượng OneDrive trên thanh tác vụ và chọn “Close OneDrive”, sau đó mở lại ứng dụng.
• Tạm dừng và tiếp tục đồng bộ: Trong cài đặt OneDrive, bạn có thể chọn “Pause syncing” rồi sau đó “Resume syncing” để buộc nó kiểm tra lại các thay đổi.
• Kiểm tra tên tệp: Đảm bảo tên tệp không chứa các ký tự đặc biệt không được hỗ trợ (ví dụ: %, #, *, <, >). Đôi khi, một tệp có tên không hợp lệ có thể làm kẹt toàn bộ quá trình đồng bộ.

Best Practices

Để khai thác tối đa tiềm năng của SharePoint và tránh các vấn đề phát sinh, việc tuân thủ một số quy tắc và phương pháp hay nhất (best practices) là vô cùng quan trọng. Những thực hành này giúp hệ thống của bạn luôn ngăn nắp, an toàn và hiệu quả.

• Định kỳ kiểm tra và cập nhật quyền truy cập: Quyền truy cập không nên được cấp vĩnh viễn. Khi một nhân viên chuyển phòng ban hoặc rời khỏi công ty, quyền truy cập của họ cần được xem xét và thu hồi kịp thời để tránh rò rỉ thông tin. Người quản trị trang nên định kỳ, ví dụ hàng quý, rà soát lại danh sách thành viên và quyền hạn của họ để đảm bảo mọi thứ vẫn tuân thủ chính sách bảo mật của công ty.
• Đào tạo người dùng về thao tác cơ bản và quy trình sử dụng: Một công cụ mạnh mẽ sẽ trở nên vô dụng nếu người dùng không biết cách sử dụng. Hãy tổ chức các buổi đào tạo ngắn gọn để hướng dẫn nhân viên các thao tác cơ bản như tải tệp lên, chia sẻ tài liệu đúng cách, kiểm tra lịch sử phiên bản và cách sử dụng các tính năng cộng tác. Việc xây dựng các quy trình chuẩn (ví dụ: quy trình đặt tên tệp, cấu trúc thư mục) cũng giúp mọi người làm việc một cách đồng nhất và hiệu quả.
• Tránh lưu trữ tài liệu trùng lặp, duy trì cấu trúc thư mục rõ ràng: Một trong những mục tiêu của SharePoint là tạo ra “nguồn sự thật duy nhất“. Hãy khuyến khích nhân viên không tải một tệp về, chỉnh sửa rồi tải lên thành một tệp mới. Thay vào đó, hãy hướng dẫn họ cách chia sẻ liên kết đến tài liệu hoặc sử dụng tính năng đồng tác giả. Ngoài ra, hãy dành thời gian ban đầu để thiết kế một cấu trúc thư mục logic, dễ hiểu cho từng phòng ban và dự án. Một hệ thống được tổ chức tốt sẽ giúp mọi người tìm kiếm thông tin nhanh hơn và giữ cho SharePoint luôn gọn gàng.

Conclusion

Qua những phân tích chi tiết, có thể thấy SharePoint không chỉ đơn thuần là một công cụ lưu trữ tệp tin. Nó là một nền tảng quản lý thông tin và cộng tác toàn diện, một hệ sinh thái mạnh mẽ giúp doanh nghiệp số hóa quy trình, tối ưu hóa hiệu suất và tăng cường bảo mật. Từ việc cung cấp một kho lưu trữ tài liệu tập trung, quản lý phiên bản thông minh, cho đến việc thúc đẩy làm việc nhóm hiệu quả và tích hợp sâu rộng với các ứng dụng Microsoft 365, SharePoint thực sự là một giải pháp chiến lược cho bất kỳ tổ chức nào muốn phát triển bền vững trong thời đại số.

Bằng cách áp dụng SharePoint, doanh nghiệp của bạn có thể phá vỡ các rào cản thông tin, tạo ra một môi trường làm việc minh bạch, linh hoạt và an toàn. Nhân viên sẽ tốn ít thời gian hơn cho các công việc thủ công và có nhiều thời gian hơn để tập trung vào sán