Bạn đã từng nghe đến thông cáo báo chí là gì nhưng chưa thật sự hiểu rõ nó là gì và có vai trò như thế nào trong các chiến dịch truyền thông? Đây là một câu hỏi phổ biến mà nhiều người làm marketing và chủ doanh nghiệp thường gặp phải. Trên thực tế, thông cáo báo chí là một công cụ cực kỳ mạnh mẽ, nhưng lại thường bị nhầm lẫn với bài quảng cáo hoặc sử dụng không đúng cách, dẫn đến hiệu quả truyền thông không cao và lãng phí nguồn lực. Nhiều doanh nghiệp bỏ lỡ cơ hội tiếp cận báo chí một cách chuyên nghiệp chỉ vì chưa nắm vững bản chất và cấu trúc của một thông cáo báo chí chuẩn.
Vậy làm thế nào để biến thông cáo báo chí thành vũ khí đắc lực cho thương hiệu của bạn? Bài viết này sẽ là kim chỉ nam chi tiết, giúp bạn giải mã mọi thứ về công cụ này. Chúng ta sẽ cùng nhau đi từ định nghĩa cơ bản, vai trò quan trọng trong truyền thông và marketing, đến mục đích sử dụng cụ thể. Quan trọng hơn, tôi sẽ hướng dẫn bạn từng bước cách xây dựng cấu trúc một thông cáo báo chí chuyên nghiệp, kèm theo những lưu ý then chốt và ví dụ thực tế để bạn có thể áp dụng ngay lập tức. Hãy cùng Bùi Mạnh Đức khám phá cách tận dụng tối đa sức mạnh của thông cáo báo chí để nâng tầm thương hiệu nhé!
Thông cáo báo chí là gì?
Để sử dụng hiệu quả bất kỳ công cụ nào, trước hết chúng ta cần hiểu rõ bản chất của nó. Thông cáo báo chí cũng không ngoại lệ. Nó là nền tảng cho mọi hoạt động quan hệ công chúng (PR) chuyên nghiệp, nhưng lại thường bị hiểu sai. Hãy cùng làm rõ định nghĩa và vai trò thực sự của nó.
Định nghĩa thông cáo báo chí
Thông cáo báo chí (tiếng Anh: Press Release) là một văn bản hoặc một bản ghi âm/video được soạn thảo và gửi đến các cơ quan truyền thông, nhà báo, biên tập viên với mục đích công bố một thông tin có giá trị tin tức (newsworthy). Về cơ bản, đây là một công cụ giao tiếp chính thức giữa doanh nghiệp của bạn và giới báo chí. Mục tiêu cuối cùng là thuyết phục các nhà báo rằng câu chuyện của bạn đủ hấp dẫn để họ viết thành một bài báo, một bản tin và đăng tải trên các kênh của họ.
Điều quan trọng cần nhấn mạnh là thông cáo báo chí không phải là một bài quảng cáo. Quảng cáo là hình thức bạn trả tiền để được đăng tải (paid media), và bạn có toàn quyền kiểm soát nội dung. Ngược lại, thông cáo báo chí hướng đến việc được truyền thông đưa tin một cách tự nhiên (earned media). Bạn cung cấp thông tin, và nhà báo sẽ quyết định có sử dụng nó hay không và viết về nó như thế nào. Chính vì vậy, một thông cáo báo chí hiệu quả phải được viết dưới góc độ của một bản tin khách quan, cung cấp giá trị cho độc giả của các tờ báo, chứ không phải một bài viết tâng bốc sản phẩm. Nó cũng khác với một bài đăng blog (owned media) trên website của bạn, nơi bạn có thể tự do thể hiện quan điểm cá nhân. Thông cáo báo chí đòi hỏi sự trang trọng, chính xác và tuân thủ một cấu trúc chuẩn mực của ngành báo chí.
Vai trò của thông cáo báo chí trong truyền thông và marketing
Khi được sử dụng đúng cách, thông cáo báo chí trở thành một công cụ đa năng, mang lại nhiều lợi ích vượt trội cho doanh nghiệp cả trong truyền thông và marketing.
Thứ nhất, nó giúp tạo dựng hình ảnh và uy tín thương hiệu. Việc thông tin về doanh nghiệp của bạn xuất hiện trên các trang báo uy tín, các kênh truyền hình lớn sẽ tạo ra một sự bảo chứng mạnh mẽ về mức độ chuyên nghiệp và đáng tin cậy. Khi bạn thường xuyên công bố những thông tin giá trị như ra mắt công nghệ mới, kết quả nghiên cứu thị trường, hay các hoạt động vì cộng đồng, thương hiệu của bạn sẽ dần được định vị như một chuyên gia đầu ngành (industry expert). Điều này giúp xây dựng niềm tin lâu dài với khách hàng và đối tác.
Thứ hai, thông cáo báo chí là phương tiện phát tán thông tin nhanh chóng, chính xác và đồng bộ. Thay vì liên hệ riêng lẻ với từng nhà báo, bạn có thể gửi thông điệp của mình đến hàng trăm đơn vị truyền thông cùng một lúc. Điều này đảm bảo rằng thông tin cốt lõi được truyền đi một cách nhất quán, hạn chế nguy cơ “tam sao thất bản”. Đặc biệt trong các tình huống cần xử lý khủng hoảng, một thông cáo báo chí kịp thời sẽ giúp bạn kiểm soát câu chuyện và truyền tải quan điểm chính thức của mình một cách minh bạch, trực tiếp.
Cuối cùng, nó hỗ trợ đắc lực cho các chiến dịch marketing và PR. Một thông cáo báo chí về việc ra mắt sản phẩm mới có thể tạo ra làn sóng truyền thông bùng nổ, thu hút sự chú ý của công chúng trước cả khi bạn bắt đầu chạy quảng cáo. Các bài báo được viết dựa trên thông cáo báo chí cũng mang lại những backlink chất lượng trỏ về website của bạn, góp phần cải thiện thứ hạng SEO một cách tự nhiên. Nó là cầu nối hoàn hảo giữa PR và marketing, giúp khuếch đại thông điệp và tối ưu hóa hiệu quả của toàn bộ chiến dịch. Tham khảo thêm các chiến lược marketing và truyền thông marketing để nâng cao hiệu quả tổng thể.
Mục đích sử dụng thông cáo báo chí
Hiểu rõ mục đích sử dụng sẽ giúp bạn xác định được khi nào nên và không nên dùng thông cáo báo chí. Không phải mọi thông tin của doanh nghiệp đều “đáng” để viết một thông cáo. Việc lạm dụng công cụ này cho những tin tức nhỏ nhặt có thể làm giảm sự quan tâm từ phía nhà báo. Dưới đây là hai mục đích chính và phổ biến nhất.
Thông tin sự kiện, sản phẩm mới
Đây là lý do phổ biến nhất để các doanh nghiệp gửi đi thông cáo báo chí. Khi bạn chuẩn bị tung ra một sản phẩm hoặc dịch vụ đột phá, một thông cáo báo chí được soạn thảo kỹ lưỡng sẽ là phát súng khởi đầu hoàn hảo cho chiến dịch truyền thông. Nó không chỉ thông báo về sự tồn tại của sản phẩm, mà còn giải thích về tính năng, lợi ích và câu chuyện đằng sau sự ra đời của nó. Ví dụ, một công ty công nghệ có thể phát hành thông cáo báo chí để công bố một phần mềm mới ứng dụng AI, hay một thương hiệu thời trang giới thiệu bộ sưu tập bền vững làm từ vật liệu tái chế.
Bên cạnh sản phẩm, các sự kiện quan trọng cũng là cơ hội vàng để sử dụng thông cáo báo chí. Đó có thể là buổi lễ khai trương chi nhánh mới, một hội thảo trực tuyến (webinar) với chuyên gia đầu ngành, một buổi họp báo, hay việc công ty đạt được một chứng nhận quan trọng. Ngoài ra, những thay đổi lớn trong nội bộ doanh nghiệp như bổ nhiệm CEO mới, sáp nhập hoặc mua lại (M&A), hay tái cấu trúc thương hiệu cũng là những thông tin đáng để công bố rộng rãi đến công chúng và các bên liên quan thông qua một thông cáo báo chí chính thức. Mục tiêu là đảm bảo mọi người nhận được thông tin từ một nguồn duy nhất, đáng tin cậy.
:max_bytes(150000):strip_icc()/Capture-9520dc6592524af68a35398ffa23847b.JPG)
Xây dựng và quản lý uy tín doanh nghiệp
Ngoài việc thông báo tin tức, thông cáo báo chí còn là một công cụ chiến lược để xây dựng và bảo vệ danh tiếng của doanh nghiệp. Uy tín không được xây dựng chỉ sau một đêm, mà là kết quả của một quá trình giao tiếp nhất quán và minh bạch. Bằng cách thường xuyên chia sẻ những thông tin tích cực như các giải thưởng danh giá mà công ty nhận được, các kết quả nghiên cứu độc quyền, hoặc các dự án trách nhiệm xã hội của doanh nghiệp (CSR), bạn đang từ từ bồi đắp một hình ảnh thương hiệu vững chắc và có trách nhiệm trong tâm trí công chúng.
Vai trò này trở nên đặc biệt quan trọng trong việc quản lý khủng hoảng truyền thông. Khi một sự cố xảy ra, ví dụ như sản phẩm bị lỗi, rò rỉ dữ liệu khách hàng, hoặc tin đồn thất thiệt, im lặng không phải là giải pháp. Một thông cáo báo chí được đưa ra kịp thời sẽ giúp doanh nghiệp giành lại quyền chủ động. Nó cho phép bạn trình bày sự thật một cách khách quan, giải thích nguyên nhân, đưa ra các biện pháp khắc phục và thể hiện sự cam kết của mình với khách hàng. Hành động này không chỉ giúp dập tắt tin đồn mà còn cho thấy sự chuyên nghiệp và minh bạch, từ đó có thể biến một cuộc khủng hoảng thành cơ hội để củng cố niềm tin. Hơn nữa, việc thông tin của bạn xuất hiện đều đặn trên báo chí sẽ giúp tăng độ nhận diện thương hiệu (brand awareness) một cách tự nhiên, giữ cho tên tuổi công ty luôn hiện diện trong tâm trí khách hàng tiềm năng.
Cấu trúc chuẩn của một thông cáo báo chí
Để thông cáo báo chí của bạn được các nhà báo đón nhận một cách nghiêm túc, nó cần phải tuân thủ một cấu trúc chuẩn mực đã được chấp nhận rộng rãi trong ngành truyền thông. Một định dạng quen thuộc sẽ giúp biên tập viên nhanh chóng nắm bắt thông tin quan trọng. Dưới đây là các thành phần không thể thiếu.
Tiêu đề hấp dẫn, súc tích
Tiêu đề (Headline) là yếu tố quyết định sự sống còn của thông cáo báo chí. Một nhà báo mỗi ngày có thể nhận được hàng trăm email, và tiêu đề chính là thứ duy nhất khiến họ quyết định có nên mở email của bạn hay không. Do đó, nó phải thật sự nổi bật, súc tích và tóm gọn được toàn bộ thông tin quan trọng nhất. Một tiêu đề hiệu quả thường không dài quá 15 từ và phải trả lời được câu hỏi: “Tin tức chính ở đây là gì?”.
Hãy sử dụng động từ mạnh, các con số cụ thể và nêu bật yếu tố độc đáo, mới lạ của câu chuyện. Tránh những tiêu đề chung chung, mang tính quảng cáo. Ví dụ, thay vì viết “Công ty A Ra Mắt Sản Phẩm Mới”, hãy thử một tiêu đề hấp dẫn hơn như “Công ty A Ra Mắt Giải Pháp XYZ, Giúp Doanh Nghiệp Tiết Kiệm 30% Chi Phí Vận Hành”. Tiêu đề thứ hai vừa nêu rõ sản phẩm, vừa nhấn mạnh lợi ích trực tiếp, tạo ra sự tò mò và thôi thúc nhà báo tìm hiểu thêm. Đôi khi, bạn có thể thêm một tiêu đề phụ (sub-headline) ngắn để bổ sung thêm ngữ cảnh, nhưng hãy đảm bảo tiêu đề chính đã đủ mạnh mẽ để đứng một mình.
Phần mở đầu, nội dung chính và thông tin liên hệ
Sau tiêu đề, cấu trúc của thông cáo báo chí được chia thành các phần rõ ràng để đảm bảo thông tin được truyền tải một cách logic và chuyên nghiệp.
1. Mở đầu (Lead Paragraph): Đây là đoạn văn quan trọng nhất sau tiêu đề. Nó cần phải tóm tắt toàn bộ câu chuyện bằng cách trả lời 5 câu hỏi cốt lõi của báo chí (5W): Ai (Who), Cái gì (What), Khi nào (When), Ở đâu (Where), và Tại sao (Why). Đôi khi có thêm Như thế nào (How). Đoạn mở đầu thường chỉ gồm một đến hai câu, đi thẳng vào vấn đề. Ví dụ: “Hà Nội, ngày 20/10/2023 – Công ty Công nghệ Bùi Mạnh Đức (Ai) hôm nay chính thức công bố ra mắt nền tảng Web-Builder 2.0 (Cái gì), một công cụ kéo-thả giúp các doanh nghiệp nhỏ tự xây dựng website chuyên nghiệp mà không cần biết lập trình (Tại sao).”
2. Nội dung chính (Body): Phần này sẽ đi sâu vào chi tiết để hỗ trợ cho những gì đã nêu ở phần mở đầu. Bạn nên cung cấp thêm thông tin nền, bối cảnh của sự kiện, các số liệu thống kê, và những chi tiết thú vị khác. Một yếu tố cực kỳ quan trọng trong phần thân bài là các trích dẫn (Quotes). Hãy chèn vào một hoặc hai câu trích dẫn từ những người có liên quan như CEO, giám đốc sản phẩm, hoặc một chuyên gia trong ngành. Trích dẫn giúp tăng tính xác thực, mang lại góc nhìn con người cho câu chuyện và các nhà báo thường rất thích sử dụng chúng trong bài viết của họ. Hãy chia phần thân bài thành các đoạn văn ngắn (2-3 câu mỗi đoạn) để dễ đọc và dễ theo dõi.
3. Thông tin liên hệ (Contact Information): Cuối cùng, bạn phải cung cấp thông tin rõ ràng để nhà báo có thể liên hệ khi họ cần thêm chi tiết hoặc muốn sắp xếp một cuộc phỏng vấn. Phần này cần bao gồm:
- Tên người liên hệ (thường là người phụ trách PR/truyền thông)
- Chức vụ
- Tên công ty
- Số điện thoại
- Địa chỉ email
Ngoài ra, một phần không thể thiếu ở cuối thông cáo báo chí là “Thông tin về công ty” (Boilerplate). Đây là một đoạn văn ngắn, chuẩn hóa mô tả về công ty của bạn: lĩnh vực hoạt động, sứ mệnh, và quy mô. Nó giúp nhà báo nhanh chóng hiểu về doanh nghiệp của bạn mà không cần phải tìm kiếm thêm.
Các lưu ý khi soạn thảo thông cáo báo chí hiệu quả
Viết một thông cáo báo chí không chỉ đơn thuần là điền thông tin vào một khuôn mẫu có sẵn. Để nó thực sự hiệu quả và được báo chí đón nhận, bạn cần chú ý đến văn phong, cách tiếp cận và giá trị cốt lõi mà bạn muốn truyền tải.
Ngôn ngữ rõ ràng, ngắn gọn và chính xác
Đây là nguyên tắc vàng. Hãy nhớ rằng bạn đang viết cho các nhà báo – những người rất bận rộn và đề cao sự chính xác. Hãy sử dụng ngôn ngữ báo chí: khách quan, đi thẳng vào vấn đề và không dùng những từ ngữ hoa mỹ, sáo rỗng. Viết ở ngôi thứ ba (sử dụng “công ty” thay vì “chúng tôi”) để tạo cảm giác khách quan.
Hãy tránh xa các thuật ngữ chuyên ngành phức tạp hoặc biệt ngữ (jargon) mà chỉ người trong ngành mới hiểu, trừ khi bạn đang gửi thông cáo đến một tờ báo chuyên ngành. Nếu bắt buộc phải dùng, hãy giải thích nó một cách đơn giản. Mỗi câu nên ngắn gọn, tập trung vào một ý duy nhất. Các đoạn văn cũng chỉ nên dài 2-3 câu. Sự ngắn gọn giúp thông điệp của bạn dễ tiếp thu và dễ dàng được trích dẫn lại. Quan trọng nhất, hãy kiểm tra lại mọi thông tin, từ tên riêng, chức danh, ngày tháng cho đến các con số thống kê. Một lỗi sai nhỏ cũng có thể làm mất đi sự tin cậy của toàn bộ thông cáo.
Hạn chế quảng cáo quá đà, tập trung vào việc cung cấp thông tin giá trị
Đây là sai lầm phổ biến nhất khiến các thông cáo báo chí bị thẳng tay xóa bỏ. Nhà báo không có hứng thú với việc quảng cáo miễn phí cho bạn. Nhiệm vụ của họ là cung cấp tin tức giá trị, hữu ích và hấp dẫn cho độc giả của họ. Vì vậy, thay vì viết những câu như “sản phẩm đột phá nhất thị trường” hay “dịch vụ tuyệt vời chưa từng có”, hãy tập trung vào sự thật và số liệu.
Hãy tự hỏi: “Câu chuyện này có gì mới? Nó ảnh hưởng đến ai? Tại sao độc giả của tờ báo này lại nên quan tâm?”. Hãy tìm ra “góc nhìn tin tức” (news angle) của bạn. Ví dụ, thay vì chỉ nói bạn ra mắt một sản phẩm mới, hãy nhấn mạnh việc sản phẩm đó giải quyết một vấn đề nhức nhối trong xã hội, hoặc nó được tạo ra từ một công nghệ tiên phong. Hãy cân bằng giữa việc quảng bá (PR) và việc cung cấp thông tin (communications). Cung cấp giá trị trước, và sự chú ý của truyền thông sẽ tự nhiên đến sau. Một thông cáo báo chí tốt sẽ giúp nhà báo viết bài của họ dễ dàng hơn, chứ không phải khiến họ cảm thấy như đang đọc một tờ rơi quảng cáo.
Ví dụ và cách áp dụng thông cáo báo chí trong doanh nghiệp
Lý thuyết sẽ trở nên dễ hiểu hơn rất nhiều khi đi kèm với ví dụ thực tế và một chiến lược áp dụng rõ ràng. Hãy cùng xem một mẫu thông cáo báo chí và cách để triển khai nó một cách hiệu quả nhất.
Ví dụ thực tế một thông cáo báo chí mẫu
Dưới đây là một ví dụ về thông cáo báo chí cho việc ra mắt một sản phẩm mới. Hãy chú ý đến cấu trúc và ngôn ngữ được sử dụng.
DÀNH CHO ĐĂNG TẢI NGAY
Tiêu đề: GreenLife Chính Thức Ra Mắt Dòng Sản Phẩm “EcoFresh”, Giải Pháp Làm Sạch Nhà Cửa An Toàn Từ Thực Vật Đầu Tiên Tại Việt Nam
Hà Nội, ngày 20 tháng 10 năm 2023 – Công ty GreenLife hôm nay đã công bố ra mắt “EcoFresh”, dòng sản phẩm tẩy rửa gia dụng hoàn toàn mới, được chiết xuất 100% từ enzyme thực vật, nhằm đáp ứng nhu cầu ngày càng tăng của người tiêu dùng về các giải pháp làm sạch an toàn cho sức khỏe và thân thiện với môi trường.
Dòng sản phẩm EcoFresh bao gồm nước lau sàn, nước rửa chén và nước giặt, tất cả đều không chứa hóa chất độc hại như sulfate, paraben và phosphate. Công nghệ enzyme sinh học độc quyền của GreenLife giúp phân hủy hiệu quả các vết bẩn cứng đầu mà không gây kích ứng da hay ảnh hưởng đến hệ hô hấp, đặc biệt an toàn cho các gia đình có trẻ nhỏ và vật nuôi.
“Sứ mệnh của chúng tôi tại GreenLife là mang đến những lựa chọn tiêu dùng bền vững cho mỗi gia đình Việt,” bà Trần Minh Anh, CEO của GreenLife chia sẻ. “Với EcoFresh, chúng tôi không chỉ cung cấp một sản phẩm làm sạch hiệu quả, mà còn trao cho người tiêu dùng quyền năng bảo vệ sức khỏe gia đình và góp phần giảm thiểu ô nhiễm nguồn nước. Đây là một bước tiến quan trọng trong hành trình kiến tạo một tương lai xanh hơn.”
Sản phẩm EcoFresh sẽ chính thức có mặt tại hơn 200 siêu thị và cửa hàng bán lẻ trên toàn quốc từ ngày 01 tháng 11 năm 2023.
Về GreenLife:
Được thành lập vào năm 2018, GreenLife là doanh nghiệp xã hội tiên phong trong lĩnh vực sản xuất các sản phẩm tiêu dùng bền vững tại Việt Nam. Công ty cam kết sử dụng các thành phần có nguồn gốc tự nhiên, bao bì tái chế và quy trình sản xuất thân thiện với môi trường.
Thông tin liên hệ:
Nguyễn Văn Bình
Trưởng phòng Truyền thông
Công ty GreenLife
Email: binh.nguyen@greenlife.vn
Điện thoại: 0987 654 321
###
Chiến lược áp dụng hiệu quả
Soạn thảo một thông cáo báo chí hoàn hảo mới chỉ là một nửa chặng đường. Cách bạn phân phối và thời điểm bạn gửi đi sẽ quyết định đến 50% thành công còn lại.
1. Lựa chọn thời điểm phát hành: Thời điểm là yếu tố cực kỳ quan trọng. Tránh gửi thông cáo báo chí vào cuối buổi chiều thứ Sáu, vì hầu hết các nhà báo đã chuẩn bị cho ngày nghỉ cuối tuần. Sáng thứ Hai cũng không phải là lựa chọn tốt nhất vì hộp thư của họ thường quá tải sau hai ngày nghỉ. Thời điểm lý tưởng thường là từ sáng thứ Ba đến sáng thứ Năm. Hãy gửi vào khoảng 9-11 giờ sáng, khi các nhà báo đang tìm kiếm câu chuyện cho ngày hôm đó. Ngoài ra, hãy chú ý đến các sự kiện lớn đang diễn ra. Nếu có một tin tức “bom tấn” đang chiếm sóng toàn bộ các mặt báo, thông cáo của bạn có thể sẽ bị chìm nghỉm. Hãy cân nhắc chờ đợi một thời điểm thích hợp hơn.
2. Phân phối tới các kênh truyền thông phù hợp: Đừng gửi thông cáo báo chí của bạn một cách bừa bãi. Hãy xây dựng một danh sách truyền thông (media list) chất lượng. Danh sách này nên bao gồm các nhà báo, biên tập viên, và blogger chuyên viết về lĩnh vực của bạn. Nếu bạn kinh doanh trong ngành công nghệ, hãy nhắm đến các phóng viên công nghệ. Nếu bạn ra mắt sản phẩm cho mẹ và bé, hãy tìm đến các tạp chí và blogger về gia đình. Cá nhân hóa email của bạn một chút. Thay vì một email chung chung, hãy gọi tên nhà báo và giải thích ngắn gọn tại sao bạn nghĩ câu chuyện này phù-hợp với chuyên mục của họ. Bên cạnh việc gửi trực tiếp, bạn cũng có thể sử dụng các dịch vụ phân phối thông cáo báo chí có trả phí để tiếp cận một mạng lưới truyền thông rộng lớn hơn.
Common Issues/Troubleshooting
Ngay cả khi đã chuẩn bị kỹ lưỡng, bạn vẫn có thể gặp phải một số vấn đề phổ biến khi làm việc với thông cáo báo chí. Nhận diện sớm các vấn đề này và biết cách khắc phục sẽ giúp bạn tối ưu hóa hiệu quả chiến dịch của mình.
Thông cáo báo chí không thu hút được sự chú ý
Đây là vấn đề đau đầu nhất. Bạn đã dành thời gian và tâm huyết để viết, nhưng kết quả nhận lại chỉ là sự im lặng. Có một vài nguyên nhân chính dẫn đến tình trạng này.
- Nguyên nhân:
- Tiêu đề yếu: Tiêu đề không đủ hấp dẫn, quá chung chung hoặc nghe như quảng cáo.
- Thông tin không có giá trị tin tức: Câu chuyện của bạn không đủ mới lạ, không có yếu tố bất ngờ, hoặc không ảnh hưởng đến một lượng lớn độc giả. Ví dụ, việc công ty bạn có một nhân viên mới không phải là tin tức đáng để viết thông cáo báo chí.
- Sai đối tượng: Bạn gửi thông cáo về công nghệ cho một nhà báo chuyên về mảng thời trang.
- Định dạng sai: Thông cáo báo chí không tuân thủ cấu trúc chuẩn, trình bày lộn xộn, khó đọc.
- Cách khắc phục:
- Brainstorm lại tiêu đề: Hãy dành nhiều thời gian hơn cho tiêu đề. Thử viết 5-10 phiên bản khác nhau và chọn cái tốt nhất.
- Tìm góc nhìn mới: Nếu câu chuyện của bạn có vẻ không đủ hấp dẫn, hãy thử tìm một góc nhìn khác. Thay vì chỉ nói “ra mắt sản phẩm”, hãy tập trung vào “công nghệ đằng sau sản phẩm” hoặc “câu chuyện khách hàng đã được sản phẩm giúp đỡ như thế nào”.
- Xây dựng Media List chất lượng: Dành thời gian nghiên cứu và xây dựng một danh sách các nhà báo thực sự quan tâm đến lĩnh vực của bạn. Chất lượng quan trọng hơn số lượng.
- Tuân thủ quy chuẩn: Luôn sử dụng định dạng chuẩn của thông cáo báo chí. Điều này thể hiện sự chuyên nghiệp và tôn trọng thời gian của nhà báo.
Thông tin không chính xác hoặc gây hiểu nhầm
Đây là một lỗi lầm nghiêm trọng có thể gây ra những hậu quả tai hại, ảnh hưởng trực tiếp đến uy tín mà bạn đã dày công xây dựng.
- Tác hại:
- Mất uy tín với báo chí: Một khi nhà báo phát hiện thông tin bạn cung cấp là sai sự thật, họ sẽ mất niềm tin và có thể sẽ không bao giờ đọc thông cáo của bạn nữa. Bạn có thể bị đưa vào “danh sách đen”.
- Gây tổn hại cho thương hiệu: Nếu thông tin sai lệch được đăng tải, nó có thể gây hiểu nhầm cho công chúng, khách hàng và nhà đầu tư, dẫn đến khủng hoảng truyền thông.
- Vấn đề pháp lý: Trong một số trường hợp, việc cung cấp thông tin sai sự thật, đặc biệt là liên quan đến tài chính hoặc các cam kết sản phẩm, có thể dẫn đến các rắc rối về mặt pháp lý.
- Phương pháp kiểm duyệt kỹ càng:
- Kiểm tra chéo (Fact-check): Trước khi gửi, hãy kiểm tra lại từng chi tiết: tên, ngày tháng, số liệu, thông số kỹ thuật. Hãy đảm bảo mọi thứ đều có nguồn xác thực.
- Quy trình phê duyệt nội bộ: Thiết lập một quy trình duyệt thông cáo báo chí rõ ràng. Văn bản cần được xem xét bởi các bộ phận liên quan như pháp lý, kỹ thuật, và ban lãnh đạo trước khi được gửi đi.
- Minh bạch và trung thực: Nếu bạn mắc lỗi, hãy dũng cảm thừa nhận. Gửi một thông cáo báo chí đính chính ngay lập tức để sửa chữa thông tin sai lệch. Sự trung thực sẽ giúp bạn lấy lại được phần nào niềm tin đã mất.
Best Practices
Để nâng cao tỷ lệ thành công và biến thông cáo báo chí thành một nghệ thuật, hãy ghi nhớ những nguyên tắc cốt lõi sau đây. Chúng là những bí quyết được đúc kết từ kinh nghiệm thực tiễn để giúp bạn tối ưu hóa từng chi tiết nhỏ nhất.
Dưới đây là những điều bạn nên và không nên làm khi soạn thảo và gửi thông cáo báo chí.
Nên (Do’s):
- Viết tiêu đề như một dòng tweet hấp dẫn: Hãy nghĩ về tiêu đề như một dòng tweet – ngắn gọn, mạnh mẽ và chứa đựng thông tin quan trọng nhất. Sử dụng động từ hành động và các con số cụ thể để tạo ấn tượng ngay lập tức.
- Giữ nội dung trung thực và khách quan: Luôn trình bày sự thật. Các nhà báo đánh giá cao sự minh bạch. Thay vì tâng bốc, hãy để các con số, dữ liệu và trích dẫn đáng tin cậy tự nói lên câu chuyện của bạn.
- Nhấn mạnh lợi ích cho đối tượng tiếp nhận: Luôn trả lời câu hỏi “Tại sao độc giả nên quan tâm?”. Hãy tập trung vào việc câu chuyện của bạn giải quyết vấn đề gì, mang lại lợi ích gì cho cộng đồng hoặc ngành công nghiệp.
- Sử dụng trích dẫn có giá trị: Một trích dẫn tốt sẽ mang lại tiếng nói và cảm xúc cho thông cáo báo chí. Hãy đảm bảo trích dẫn đến từ một người có thẩm quyền (CEO, chuyên gia) và cung cấp một góc nhìn sâu sắc, chứ không chỉ lặp lại thông tin đã có.
- Đính kèm tài liệu đa phương tiện: Một hình ảnh sản phẩm chất lượng cao, một video demo ngắn, hoặc một infographic tóm tắt dữ liệu có thể làm tăng đáng kể khả năng thông cáo của bạn được chú ý và sử dụng. Hãy cung cấp một liên kết đến bộ tài liệu báo chí (press kit) của bạn.
- Cá nhân hóa email gửi đi: Dành vài phút để tìm hiểu về nhà báo bạn đang liên hệ. Một lời chào hỏi cá nhân và một câu giải thích ngắn gọn về lý do câu chuyện phù hợp với họ sẽ hiệu quả hơn nhiều so với một email hàng loạt.
Không nên (Don’ts):
- Dùng ngôn ngữ quảng cáo quá đà: Tránh các từ ngữ sáo rỗng như “cách mạng”, “đột phá”, “duy nhất”, “tốt nhất thế giới” trừ khi bạn có bằng chứng không thể chối cãi để chứng minh điều đó.
- Viết quá dài dòng, lan man: Đi thẳng vào vấn đề. Các nhà báo không có thời gian để đọc một “cuốn tiểu thuyết”. Một thông cáo báo chí lý tưởng chỉ nên dài khoảng 400-500 từ, tương đương một trang A4.
- Thiếu thông tin liên hệ rõ ràng: Đây là một lỗi ngớ ngẩn nhưng rất phổ biến. Nếu nhà báo quan tâm nhưng không thể liên lạc với bạn, bạn đã đánh mất một cơ hội vàng.
- Gửi file đính kèm nặng: Đừng đính kèm các file ảnh hoặc video dung lượng lớn trực tiếp vào email. Điều này có thể làm đầy hộp thư của nhà báo hoặc bị bộ lọc spam chặn lại. Thay vào đó, hãy chèn ảnh trực tiếp vào nội dung email (dung lượng thấp) và cung cấp liên kết để tải về các file chất lượng cao.
- Quên đọc lại và sửa lỗi: Lỗi chính tả và ngữ pháp sẽ làm bạn trông thiếu chuyên nghiệp. Hãy đọc lại thật kỹ, hoặc nhờ người khác xem lại trước khi nhấn nút gửi.
Kết luận
Qua những phân tích chi tiết, chúng ta có thể thấy rõ ràng rằng thông cáo báo chí không chỉ là một văn bản thông báo đơn thuần. Khi được xây dựng và sử dụng một cách chiến lược, nó là một công cụ truyền thông cực kỳ hiệu quả, đóng vai trò là cầu nối vững chắc giữa doanh nghiệp và công chúng thông qua lăng kính của giới báo chí. Từ việc ra mắt sản phẩm mới, công bố sự kiện quan trọng, cho đến việc quản lý khủng hoảng và xây dựng uy tín thương hiệu, thông cáo báo chí giúp bạn chủ động định hình câu chuyện và lan tỏa thông điệp một cách chính xác, đồng bộ.
Điểm mấu chốt để thành công nằm ở việc tuân thủ cấu trúc chuẩn, sử dụng ngôn ngữ báo chí khách quan, tập trung vào giá trị tin tức và gửi đến đúng đối tượng vào đúng thời điểm. Hãy nhớ rằng, mục tiêu của bạn là giúp cho công việc của nhà báo trở nên dễ dàng hơn, chứ không phải bắt họ đọc một bài quảng cáo. Một thông cáo báo chí chuyên nghiệp, trung thực và cung cấp thông tin giá trị sẽ luôn được đón nhận.
Giờ đây bạn đã có trong tay toàn bộ kiến thức nền tảng và các bí quyết thực tiễn. Đã đến lúc hành động! Hãy bắt đầu áp dụng những gì đã học để soạn thảo một thông cáo báo chí chuyên nghiệp cho chiến dịch truyền thông sắp tới của bạn. Đừng ngần ngại thử nghiệm và tinh chỉnh. Hãy tham khảo thêm các mẫu thông cáo báo chí tiêu chuẩn trong ngành của bạn và luyện tập viết thường xuyên. Kỹ năng này, một khi đã thành thạo, chắc chắn sẽ trở thành một tài sản quý giá, giúp doanh nghiệp của bạn phát triển mạnh mẽ và bền vững trong thế giới số đầy cạnh tranh.
